安全マネジメントの具体例ー２（朝礼）

前回（と言っても１１月１６日のことですが）は、安全マネジメントの具体例の１番目として、出勤時のコミュニケーションの重要性やラジオ体操の効果などを取り上げました。多くの会社ではラジオ体操が終わると朝礼が行われると思いますので、今回は朝礼について取り上げます。

「朝礼」を辞書で調べると、「学校や会社などで、始業前に全員が集まってあいさつ・連絡などを行う朝の行事」（大辞泉）となっていますが、ほとんどの会社では「連絡」に加えて「スケジュール確認」をしていると思います。また、会社によっては「社是」や「〇〇方針」の唱和を行ったり、輪番でスピーチを行っている会社もあります。

「社是」等の唱和は、少々スパルタ的な印象があって抵抗感があったり、スピーチはネタ探しなどの準備が大変でやりたくないと思っている人も多いようです。これについては、どの程度の熱を入れるかにもよりますが、「社是」等の唱和は、その浸透や徹底を図るだけではなく、大きな声を出すことで気分をリセットできる効果が期待できますし、スピーチはネタ探しそのものが社会の動きに対するアンテナを高めたり、スピーチ力を高める訓練としての効果がありますので、度が過ぎないレベルでおこなったり、やり方を工夫すると良いと思います。

いずれにしても「朝礼」をネット検索すると、それはそれはたくさんの記事がアップされていますので、社会からの関心が高い行事には違いありません。また、私は初めて知りましたが、昨年３月に創刊４０周年を迎えた『月間朝礼』（コミニケ出版）という雑誌があるそうですから、朝礼にはそれだけ多くの視点、論点、課題があり、会社の活性化や業績、従業員のモチベーションなどに大きく影響するものだと言えそうです。 　〇『月刊朝礼』コミニケ出版 | 人材育成・社員教育のテキスト

また、住友建設機械がネット情報誌「ＰＯＷＥＲ」の中で「朝礼」についてさまざまな情報を掲載していますから、こちらも参考されると良いでしょう。

　〇社員を変える！ 「朝礼」の極意 | 住友建機株式会社

さて、従来であればメンバー各自の業務内容は、ホワイトボードに記入したり、チームリーダーの管理表に記載される程度でしたから、朝礼では一日の業務内容を確認するのが一般的でした。現在ではイントラネットで各自のスケジュールが共有されていることが多いため、このような職場では朝礼で従来のようなスケジュール確認（だけ）に時間をかけるのは勿体ないと考えられます。

大切なことは、「今日一日何をやる」を確認することではなく、「今日一日の終わりがどうなっているべきか」を確認することではないでしょうか？　この確認が不十分だと業務のスケジュール管理が個人任せになってしまい、期限ギリギリになって大慌てすることになります。この大慌てがヒューマンエラーを招く要因となります。また、予定外の業務が飛び込んでくることもありますから、予定していた業務のスケジュールに余裕がないと、この外乱もヒューマンエラーの要因になります。さらに、一日の終わりの姿があいまいなことで、余分な時間外労働が行われることにもなりかねません。

では、上記のような大慌てを発生させないためには、どうしたら良いのでしょうか？

一日一日の仕事は、１週間、１か月、１年という流れのなかの一部ですから、一日の終わりの「あるべき姿」に向けて業務を進めるにあたり、この流れ（プロセス）を明らかにする必要があります。定例的でルーチン化されている業務であれば、そのプロセスは標準化されたものがあると思いますからわかりやすいのですが、定例化されていない業務、あるいは１年に一度ぐらいの低頻度の業務の場合は、そのプロセスがあいまいであり、１つ躓くとそのリカバリーに翻弄されかねません。

ちなみに、このプロセスは時間軸と前後（前工程と後工程）、左右（別の部署が行う業務）との関連性が明らかになっていなければなりません。このプロセスが明らかになっていて、チームのなかで共有されていること（少なくとも担当者と上司の間で共有されていること）で、初めて朝礼でのスケジュール確認が意味のあるものになり、朝礼のなかでさまざまなアドバイスが得られ、潜在している問題に早期に気づくことができます。